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​办公技能没那么简单

2021-10-19 深君办公租赁服务平台

以往,应届毕业生求职,常遇到一件尴尬事:用人单位既有学历要求,又有工作经验要求,倘若这两者都无法满足,那么心仪的工作难以“到手”。但随着时代的发展,现在情况正逐渐改变,不少岗位在招聘时不再设皿相关要求,而是着重考查求职者是否具备工作所需的技能。

据报道,谷歌、苹果、IBM等公司的部分岗位在招人时,就不再拘泥于要求应聘者必须具备高学历和一定的经验等传统要求。Facebook在招人时甚至认为,即使求职者的条件与公司给出的职位描述不完全符合也没关系,因为他们更关注求职者具备的技能能否满足岗位要求。

一份2019年的职场调查显示,云计算、人工智能、分析推理、人事管理、用户体验设计是职场最需要的五种硬技能,这不失为

一个求职风向标。而从技能掌握上看,即便是非相关专业人士,通过参加一定的专项培训、学习和实践,跨专业求职也有可能成功。

但与不同岗位对从业者硬技能(专业技能)要求不同相比,一些通用技能则是大多数职场新人应具备的,笔者把它们统称为“办公技能”,比如复印机和打印机的连接与使用、OA(Office Automation,简称“OA",意为“办公自动化”)平台的操作、工作微信的运用等。想掌握它们,往往不用专门参加培训班—平时稍加留意,有意识地去摸

索、了解、学习,再辅以适当的练习就行。当然,也不能掉以轻心,因为这些看似容易的办公技能,有时没那么简单。

从传真机到复印机

“小A,这份通知去复印30份。”

假设这是你实习第一天,在见过领导、大致了解公司后,带教师傅给你布置了这一任务,你能顺利完成吗。现在有的单位有专门的文印室,由专人负责复印、扫描等事宜,但也有单位的复印机是自助的。如果你正好在后者这样的单位,自己又不会使用复印机,怎么办,学!

复印是一件看似没什么技术含量的活,但对职场新人来说,要学的不止是’‘复印30份通知”这么简单,还要学会双面复印、缩印、连续复印整本册子、合理并高效装订纸张等,这些都可以在空余时间(比如午休时)向带教师傅或其他同事请教,还可以问他们借复印机使用手册(如果有的话),自行阅读、摸索、练习。

多年前,职场新人常碰到的问题是不会使用传真机,如今随着技术的发展,传真机的使用频率大幅下降,复印机、打印机、扫描仪、投影仪等成为办公常用机器。它们的出现已有好多年,但对不会使用者而言,是“新事物”,有必要掌握其使用方法。

说到打印,你可能觉得简单,只要点“打印”按钮就行,但在实际工作中,你会碰到双面打印、多页打印、网页打印、PPT打印、换墨盒、加墨水、打印机连线与设置等众多具体情况,那么在校期间提早掌握或者实习时尽快学会这些技能,同样很有必要。

有意思的是,打印机是一个让人又爱又恨的设备。它“工作认真”时,‘’刷刷刷”,能顺利地把所需文件全部打出来,让人觉得自己的工作颇有成效;但同时,笔者及很多同事也非常害怕它“罢工”或打到一半卡纸了。此时,就要排除故障并解决问题,而据笔者多年来的观察,不少新人对此束手无策,甚至不知道‘,重启试试”。尽管打印机出问题可以请公司IT部门的同事来解决,但不能一味依赖他们,万一他们正忙而你又非常着急呢,因此若能自己搞定,就更好了。

现在还有集打印、复印、扫描于一体的设备,开会时投影仪及音箱的使用也非常普遍。对新人来说,关键时刻,若能出手协助同事迅速完成文件的打印与复印、某种纸质材料的扫描、各个设备与电脑的连接,更是一件助力工作以及为自己加分的好事。

OA平台知多少

小B是一名职场新人,因为仪表堂堂、口才也好,他毕业后顺利进入心仪公司的销售部工作。身边的朋友都羡慕他能进入这家知名大公司,他自己也摩拳擦掌,准备干出一番业绩。

上班第一天,他去报道时发现同事们都非常忙碌。公司人事部给新员工安排了简单的入职培训,也给每位新员工安排了带教师傅。但小B发现自己的师傅很忙,一天里难见人影。好不容易见师傅进办公室,小B告诉师傅自己想跟着他做业务,师傅却语重心长地问他:“登录OA平台了吗,去看过没?快登进去看看,里面有很多东西,对你很有用,你先学起来,给自己打基础。”

OA,小李想起来,入职培训中人事部经理提过这个平台,于是他找出新员工培训手册,好奇地登录了自己的OA账号。通过一番摸索;小李惊喜地发现,公司的OA平台非常好,上面还有一个知识管理平台,包括许多今后工作中会用到的知识与技能,以及一些连细节都写得很清楚的真实销售案例,难怪师傅让他登进去看看……

OA即Office Automation,意为“办公自动化”,这是一种将计算机、通信等现代化技术运用到办公过程中的新型办公方式。随着数字化的发展,现在很多用人单位都有自己的OA平台,里面“别有洞天”。

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如果说一家单位的官方网站是对外的,那么OA平台则像一个小型的内部网站。若一家单位的OA平台设计精良、功能完备,那么其中不仅有单位介绍、工作文化、单位动态、岗位职责、操作指引、员工手册等内容,可能还有员工通讯录、部门组织构架、业务知识集合等模块,这些都能让新员工更快了解单位的相关信息、更好地融入环境和团队—就看新员工有没有留意、有没有意识到这是一个不可多得的“宝藏”,有没有花时间在上面学习。

从另一角度看,新员工为什么要尽快熟悉公司的OA平台,7因为在实际工作中,不少事宜已实现无纸化办公—均在网上完成或走线上流程,比如考勤、请领导审批、报销、工作总结等。因此,新员工必须清楚这些事宜的流程是什么、怎么填写、怎么提交、怎么设置文档结构等,以便今后需要时能很快上手。

OA平台的任务栏里,还常有员工需要知道的本部门工作目标及任务、会议通知、紧急事宜通知等,一些上传下达的事也在上面进行,因此一上班就登录OA平台,是不少职场人每天必做的事。

当然,OA平台并不复杂,归根结底,它是一个辅助工作、让工作更便捷和高效的工具。员工如果OA平台使用得好,那么登录其中,就能看到自己入职后所做的各项工作。这样,年底写总结时就不会感到迷茫了,也不用费心思去回忆自己一年里到底做了哪些事。

用徽信工作的小诀窍

过去有些单位,特别是以做项目为主的广告公司,有一个岗位叫“Traffic(流程专员)”。该岗位有一核心职能,就是“控制工作项目的进度、协调项目成员的时间以及组织项目相关成员开会”。

从英文字面上看,这个岗位名称“下raffic”的中文意思是交通。用它来形容其工作内容非常形象,因为这一岗位的人就像在路口指挥交通的交警同志一样,负责安排项目组成员的往来沟通,以保障项目进展顺畅,避免因沟通协调不畅而导致项目停滞或延误,从而减少工作中的“交通事故”。

但现在这样的岗位不像以前那么多,因为相关工作往往由客户经理接手。其中的原因有很多,不过有一点是因为“Traffic”组织会议等工作职能,被现在兴起的多种通讯方式所取代,包括OA平台通知,也包括OO,微信及相关群组通知等。而这涉及的办公技能,或者说注意事项,笔者以微信为例,稍作分析。

案例一:

据报道,2019年12月6日,中国铁路北京局集团有限公司天津电务段两名在线上施工的职工,被高铁列车撞轧身亡。该次列车在事发时并未载客,未造成旅客伤亡,但两名工人的“冤死”让人扼腕叹息。据初步调查,这场惨剧是由于相关作业负责人没严格遵守操作流程和安全制度导致的。一般铁路系统的作业命令需要用工作系统层层传递,但该车间内的一名干部用微信群发送推迟上线作业时间的命令后,没确认作业班组是否回复,导致了命令的漏传。

消息一出,网友们炸开了锅,大多数人认为谁也不可能时时刻刻盯着微信,这样传达如此重要的通知未免太过草率。

的确,如果所在公司规定了哪些内容不可以用微信沟通,那么员工就不能图简单省事而用微信沟通这方面的工作内容或传达指令。现在很多公司都有内部OA平台或者使用专门的工作通讯工具,那么工作事宜员工就必须使用公司认可、规定的工具,否则就是违规。

如果工作事宜可以用微信上传下达,那么也要在微信留言中简明扼要地写清主要内容,并对看该信息的人作出必要的提示。如,在信息末尾加一句“收到请回复”;若给领导发请示,那么可在最后加一句“请领导批示”;若发的只是一个提醒或者无需对方回复,那么可以留言“望了解,不用回复”。总之,事情要说明白,要有头有尾,要让对方看后明白自己要做什么、怎么做。当然,如果是非常重要而紧急的事,微信留言后最好再打电话进行沟通,这样比较保险。

案例二:

前段时间有这样一个职场故事也引起网友热议:一名员工的领导在微信中问她第二天出差的具体行程安排,领导还问她这些行程是否都已安排妥当,她随手在微信上回复领导“嗯”,结果被老板批评,对领导和客户不要回“嗯”,这是微信的基本礼仪,有可能一个细节就会给公司造成损失。姑娘被批评后,感到非常委屈和不解。她认为不就是一个回复,至于那么上纲上线吗,但没想到,不少朋友和网友认为确实不能只回复“嗯”,而应多说几个字。

从正确与否的角度看,姑娘回复领导“嗯”,没有错,也明确回复了领导的提问。但从合适与否的角度看,在当前我们的“线上聊天礼仪”环境中,“嗯”这一回复确实不妥,显得没有人情味,也容易被认为对领导不够尊敬、对领导的提问不够重视。

结合这两个案例,笔者还整理了十条微信及微信群使用诀窍,供大家参考—

1.微信留言要有条理、有思路。如果内容多,可以事先简单拟个草稿,然后细写。该分段时要分段,该用标点时要用标点,避免发送零散的一句句话,也避免发送过长的单条留言;

2.是否合适发表情包,在工作中要视具体情况而定。一般情况下,在非常正式的对话中,不提倡发送;

3.工作事宜优先以文字留言形式发送。这不仅因为很多工作场合中对方不方便听语音,但方便看文字,也因为语音无法转发、编辑,还因为若一次没听清楚,就得从头开始,非常麻烦;

4.不要随意外传聊天截图。截屏功能其实与职场大多数礼仪背道而驰,两个人的聊天不一定适合让所有人看到,发送出去可能会冒犯截图里与你聊天的人,也无异于暴露隐私。因此在外传聊天截图前,一定要想清楚有没有必要、发出去是否妥当,然后再决定是否发送截图;

5.微信具有即时性,有助于提高工作效率,但它并不十全十美。对于复杂问题及大量文件,宜用邮件、内部OA平台进行沟通、发送;对于紧急或重要事宜,还可选择电话沟通或面谈;

6.不要在部门或公司的大群里大量讨论具体某一项工作,否则会对大部分人造成困扰,因为他们与此工作无关。而且大群里其他消息过多,容易让相关的人漏看重要消息;

7.拉同事及合作方人员进群前,要先打招呼。群建立后,若互相不认识,应先进行介绍并说明为何建群。这样,被拉进群的人就能有心理准备,不会感到莫名其妙,也能明白各自的身份;

8.如果群内讨论有结果,那么结束后最好在群内进行小结,或以邮件形式正式通知所有相关人员;

9.及时在电脑端及手机端保存、备份重要的照片、文件,否则过期后就无法打开;

10.善用微信的各项功能,比如“提醒”和“收藏”。“提醒”是指可以给聊天中提及的某事设闹钟,提醒自己到时不要忘记做这件事。“收藏”也是一个非常实用的功能,若想收藏推文、聊天照片或群内文件,在点击“收藏”后,还可以“添加标签”,这样就能方便

搜索。对于“收藏”,大家还可上网搜索《如何高效利用微信收藏功能》《微信的收藏功能还有这么多玩法》等文章,进行深入学习,

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包括如何使用它协助日常安排、拼长图、分享长视频、收藏扫描信息等。

把简单的事做到极致

除上所述,在多年工作中,笔者还发现一些在办公软件运用方面的细节技能,不仅是职场新人,也是很多老员工不一定具备的——它们大多看似简单,但要做到尽善尽美,并非易事。而若能把这些简单的事做到极致,那真是非常优秀了。

先说WORD文档,以图1为例——

这是一篇来自《人民日报)的报道,笔者将文字复制进WORD文档里,重新排版。大家不看文字内容,单从版式上看,有没有

发现其中的“小瑕疵”?

首先,行距太窄,视觉观感不好,页面显得拥挤,让人看了觉得心里很“堵”。其次,开头三段的首行缩进都没空两格,虽然空了点,但都“差一口气”。再者,小标题虽然居中了,但未加粗,难以起到突出强调作用。另外,文内所有数字的字体与汉字的不符。

这么分析,虽有吹毛求疵之嫌,但在提倡精益求精的职场,除了上述所说,在文档里要注意的细节还有很多,包括外文书籍名称、文章标题等应使用ltalic type(真斜体),不使用难以辨认的字体等。打字时,在力所能及的情况下,稍微花点时间调整,未尝不可。况且做事还要为别人着想,试想,若给领导或客户发去这么一份文字排列如此拥挤的文件,他们为了看明白还要去调整行距,这不是给他们添麻烦吗?

再说表格填写,具体看图2——

工作中免不了填表格,如实填写信息,这每个人都会,但怎么让表格看上去赏心悦目,就需要花时间进行完善。比如图2中的

表格,存在的问题大致有三:其一,除“性别”与“文化程度”外,其他填写内容的文字都未靠左居中,导致表格中原有的文字与填写的文字不整齐,这可能是制表人制作表格时没注意格式,但填表人完全可以自己调整。其二,数字的字体与汉字的不一致。其三,“出生年月”多写了具体日期,此处只填"1999年1月”即可,若要填.“出生日期”,才需要把日期填上。

这些问题看上去无关紧要,但若仔细深究,从中可看出填表人的部分处事态度与细致程度。如果一个人实力出众,又对这些细节比较敏感,能把表格填得让人看了很舒服,那么更易受到青睐。

接着说电子邮件。其实怎么写邮件、发邮件已是非常过时的话题,但近几年从职场新人身上,笔者还是发现了两大问题——

问题一是发件人不署名。发送正式邮件时,新人们大多知道要起一个合适的标题,然后问好、写具体事情,最后以“祝好”等词结尾,并写上自己的姓名和时间。这样,作为收件人,笔者就能知道发件人是谁、发送邮件的目的是什么。但在以发送文件(比如照片、PP下或视频的压缩包)为目的的邮件中,经常有人连邮件标题也不起、正文内容也不写,就直接发来。尴尬的是,他未设置发件人姓名,而笔者由于第一次收到他发的邮件,没给他的邮箱备注姓名,因此连这封邮件是谁发的都不知道,只好回复邮件去问。一来一回,费时费力……要避免这一尴尬,有一个非常简单的办法,就是发件人在确定工作邮箱后,将发件人设置为自己的姓名。这样,从这一邮箱发出的每封邮件就都会向收件人显示发件人是谁。

问题二是文件名称不更新。工作中,有些文档需要来回反复修改,笔者一般会保存所有版本,待文档定稿后再删除前面的版本,甚至保存所有版本。但部分职场新人发来的文档从不写版本名称,也不注明是谁修改后的第几版,笔者不得不去确认。其实,不止在邮件里,在平时的工作中,保存过程文档、给每份文档命名,都很有必要,也能在发生意外时降低损失。

本文所列只是一部分办公技能,还有很多技能,大家可以根据需求去学习,特别是要与时俱进,学会运用新技术为工作提供方便,提高工作效率,比如使用手机软件扫描重要文件、使用文字识别工具把图片中的文字转换成文本格式等。

对在校生而言,更需要在学好课业的同时,提升这些办公技能,让自己今后能更好、更快地适应职场并开展工作。


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